當硬碟無法正常運作時，首先需判斷故障屬於邏輯性損毀還是實體性損壞。邏輯性損毀指的是檔案系統層面的錯誤，例如分割區表損壞、FAT/NTFS結構錯誤、MBR損毀或誤格式化。這類問題通常發生於突如其來的斷電、系統錯誤或使用者誤操作。硬碟本體仍可運作，電腦也能辨識裝置，但資料顯示異常或無法存取。處理上可使用專業資料救援軟體，進行扇區掃描與簽名分析來重建檔案與目錄結構，只要未被新資料覆蓋，資料大多可以成功還原。
實體性損壞則涉及硬碟硬體本身的問題，例如磁頭損壞、碟片刮傷、馬達故障或電路板燒毀。這類問題常由摔落、過熱或電壓不穩造成，導致硬碟無法通電、無法轉動或出現異常聲響（如喀喀聲）。系統通常無法偵測該裝置。此情況下需在無塵室內由專業人員拆解硬碟，替換相容零件後進行磁碟映像複製，再使用進階分析技術重建可讀資料。此類救援成本高、技術門檻高，且成功率受限於碟片損傷程度與零件條件。
硬碟能否啟動、有無異音、系統是否辨識裝置，都是判斷損壞類型的重要依據。準確識別損毀型態，是成功救援資料的第一步。
當硬碟資料無法正常讀取或發生故障時，內接硬碟與外接硬碟在資料救援過程中的處理方式會有顯著的差異。內接硬碟通常直接安裝在桌面電腦或伺服器中，並使用SATA或NVMe等高速接口與主機板連接。這種設計使得內接硬碟的資料傳輸速度較為穩定，並且較少受到外部因素干擾。在資料救援過程中，內接硬碟的資料恢復往往更依賴於其內部結構的修復，若硬碟出現物理損壞，例如磁碟片損壞或讀寫頭故障，則救援成功率較低。這類問題通常需要專業的資料恢復服務，並且需要在潔淨室環境中進行。
與此不同，外接硬碟通常透過USB、Thunderbolt等介面與電腦相連。這使得外接硬碟更加便捷，並容易在不同設備間進行資料傳輸，但同時也使其更容易受到外部環境的影響。例如，外接硬碟在移動過程中容易受到衝擊或震動，這會增加物理損壞的風險。此外，外接硬碟依賴於外部電源供應，因此當電源不穩定或電纜連接不良時，會導致資料讀取困難或硬碟無法啟動。此時，確認電源穩定性與資料線的狀況變得非常重要，尤其是在外接硬碟遭遇電源不穩的情況下。
為了提高資料救援的成功率，無論是內接還是外接硬碟，都需要根據其特性採取不同的處理方法。對於內接硬碟，應首先檢查硬碟是否有物理損壞，並且避免多次嘗試啟動，避免進一步損害硬碟。而外接硬碟則應該優先檢查電源與連接介面，確保沒有接觸不良的情況，並確認是否能穩定連接。如果無法自行解決，及時尋求專業資料救援服務是提高成功率的最佳方式。
硬碟若出現重複的「喀喀聲」、轉動異常的機械聲或啟動時無法順利讀取，這些聲音往往來自磁頭損壞、碟片刮損或馬達無法穩定運轉。這些聲響並非偶發性雜音，而是物理故障正在惡化的明確警訊。此時若持續開機或存取資料，將有可能直接破壞儲存區塊，使資料完全無法恢復。
當硬碟被系統識別為RAW格式、出現格式化提示、容量顯示為0位元組，或根本無法掛載，這些情況多半與邏輯損壞有關。分割表錯亂、檔案系統損毀、控制晶片異常都可能導致資料無法正常存取。使用者若此時誤用修復工具或進行格式化，將可能覆蓋原始資料結構，降低資料救援的成功率。
另有一類警訊來自容量顯示錯誤。若1TB的硬碟忽然顯示為數MB或完全無容量，這通常與韌體損毀或磁區索引錯亂有關。資料可能仍在，但系統已無法解讀其位置。
遇到上述任一異常，應立即停止一切操作並斷電保存。優先使用只讀模式工具建立磁碟映像，避免寫入造成二次破壞。如硬碟仍有異音或無法啟動，應交由具備無塵環境的資料救援中心處理。平時可透過S.M.A.R.T.監控工具追蹤磁區健康、錯誤讀寫次數與溫度波動，提早辨識風險徵兆。
硬碟一旦發生損壞，資料救援的第一步是初步檢測。技術人員會透過扇區掃描儀、控制模擬器與韌體讀取工具，確認故障是否來自邏輯錯誤，如分割區異常或檔案系統毀損，或是實體問題，例如磁頭故障或馬達卡死。這一步驟是整體救援策略的基礎。
若屬於實體故障，硬碟需進入第二階段的無塵環境處理。所有拆解操作必須於Class 100等級無塵室內執行，配備HEPA濾網系統、靜電釋放裝置與恆溫控濕設備，以避免碟面接觸空氣微粒或靜電造成進一步損害。操作人員需全程穿著抗靜電服與導電鞋，確保環境與設備安全。
第三階段是開盤操作，需極高技術水準。使用者需依賴專業團隊操作磁頭更換工具、碟片定位夾與顯微操作平台，針對受損磁頭或結構零件進行維修與更換。這一階段不容許任何手部顫抖或工具誤差，稍有偏差即可能造成碟面不可逆傷害。
最終為資料重建階段，透過磁碟映像擷取系統建立完整磁碟鏡像，再以位元層讀取軟體與分割區重組工具進行邏輯結構還原與資料回復。能否成功救援資料，取決於每一階段的技術水準與設備是否齊備，這也成為使用者選擇專業救援服務的重要依據。
當硬碟發生故障時，資料無法存取或丟失，專業的硬碟救援服務成為許多企業與個人用戶的首選。在台灣，硬碟救援的收費標準通常依據損壞類型來劃分。邏輯性損壞，例如誤刪檔案、格式化錯誤或檔案系統損壞，通常只需要較為簡單的技術處理，收費大多在新台幣3,000至10,000元之間。若為實體損壞，如磁頭故障、碟片刮傷或主控晶片損壞，則需進行開盤作業並在無塵室進行修復，費用則從15,000元起，並依硬碟品牌與損壞程度而有所不同。
廠商通常會提供免費的初步檢測服務，並在檢測完成後提供詳細的報價單。報價單上會列出包括檢測費、開盤費、修復工時、資料轉存裝置費與急件加價等項目。儘管部分廠商標榜「成功才收費」，但實際上在檢測或開盤過程中仍可能產生費用，因此使用者應仔細核對所有條款與費用細節。
資料隱私與機密性保護是選擇硬碟救援服務時的重要考量，特別是對於處理敏感或機密資料的企業用戶。專業的救援廠商會設有封閉式作業區，並限制作業人員的資料存取權限，並提供保密協議來保障資料的安全。企業或涉及機密資料的個人用戶，可以要求提供作業紀錄、全程錄影、資料銷毀證明等額外的保護措施，確保資料在處理過程中不會遭到未經授權的存取或外洩。